AFNOR Cas d'usage #28 : La facturation électronique des notes de restaurant en France

Alors que la France se prépare à généraliser la facturation électronique obligatoire entre entreprises (B2B) à partir du 1er septembre 2026, l'AFNOR a publié une série de cas d'usage sectoriels pour préciser les exigences techniques de ce nouveau dispositif. Parmi ceux-ci, le cas d'usage #28 porte spécifiquement sur les notes de restaurant (notes de restaurant), un document présentant des particularités distinctes par rapport aux factures commerciales classiques.

Contexte réglementaire

La mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire en France s'inscrit dans le cadre plus large de la directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique dans le secteur public, et de l'ordonnance française n°2021-1198 du 27 septembre 2021. Cette obligation s'appliquera à l'ensemble des transactions B2B à partir du 1er septembre 2026, avec une phase préalable de transition pour les grandes entreprises à partir du 1er juillet 2024.

Le cadre technique général

Le régime français repose sur trois piliers principaux :

1. L'obligation de facturation électronique : Toutes les transactions B2B devront être effectuées via des factures électroniques structurées.
2. La plateforme de transmission : Les factures devront être transmises par l'intermédiaire d'une plateforme partenaire agréée (PPA) ou directement via le portail public de facturation (Chorus Pro pour les entreprises publiques).
3. L'annuaire des entreprises : Un annuaire national recensera toutes les entreprises assujetties à cette obligation, facilitant ainsi l'échange sécurisé des factures.

L'AFNOR, en tant qu'organisme national de normalisation, joue un rôle clé dans l'élaboration des spécifications techniques qui viennent compléter ce cadre réglementaire. Ses cas d'usage, comme le #28 pour les notes de restaurant, fournissent des précisions essentielles pour assurer la conformité sectorielle.

Spécificités du secteur de la restauration

Les notes de restaurant présentent plusieurs caractéristiques qui les distinguent des factures commerciales traditionnelles :

• Paiement immédiat : Contrairement à une facture classique, la note de restaurant est généralement réglée au moment du service.
• TVA mixte : Les produits alimentaires et les boissons sont souvent soumis à des taux de TVA différents.
• Format simplifié : Les notes de restaurant peuvent inclure des informations supplémentaires comme la liste des plats consommés, les allergènes, ou les options de paiement.

Ces particularités justifient la nécessité d'un cas d'usage spécifique pour ce type de document, comme le souligne l'AFNOR dans sa publication.

Ce qui change pour les notes de restaurant

Le cas d'usage #28 apporte des précisions importantes concernant la structure et le contenu des notes de restaurant dans le cadre du régime obligatoire de facturation électronique.

Structure et champs obligatoires

Bien que le contenu exact des exigences techniques ne soit pas détaillé dans les sources disponibles, on peut s'attendre à ce que l'AFNOR précise :

• Les champs obligatoires spécifiques aux notes de restaurant, au-delà des informations classiques comme le numéro de facture ou la date.
• La structure du document électronique, incluant notamment les mentions relatives aux plats consommés et aux éventuels services annexes.
• Les modalités de transmission des notes, qui devront être intégrées aux systèmes de caisse des restaurants.

Intégration avec les systèmes existants

Pour les professionnels de la restauration, l'enjeu principal sera d'adapter leurs systèmes de caisse et de gestion aux nouvelles exigences. Cela impliquera notamment :

• La mise à jour des logiciels de caisse pour générer des notes conformes aux spécifications AFNOR.
• L'intégration avec les plateformes de transmission agréées pour assurer l'envoi des factures électroniques.
• La formation du personnel pour garantir le bon usage de ces nouveaux outils.

Implications pratiques pour les professionnels

L'entrée en vigueur imminente du régime obligatoire de facturation électronique (1er septembre 2026) implique un délai très court pour les professionnels de la restauration afin de se conformer aux nouvelles exigences.

Calendrier à respecter

• Avant le 1er juillet 2024 : Les grandes entreprises (plus de 500 millions d'euros de chiffre d'affaires ou plus de 10 000 salariés) devront être prêtes à émettre et recevoir des factures électroniques.
• Avant le 1er janvier 2025 : Les entreprises de taille intermédiaire (chiffre d'affaires supérieur à 40 millions d'euros ou plus de 250 salariés) devront suivre.
• Avant le 1er juillet 2026 : Les PME (moins de 40 millions d'euros de chiffre d'affaires) devront se conformer.
• 1er septembre 2026 : Obligation générale pour toutes les entreprises.

Étapes clés de mise en conformité

1. Audit des systèmes existants : Vérifier la compatibilité des logiciels de caisse avec les nouvelles exigences.
2. Choix d'une plateforme partenaire : Sélectionner une PPA agréée pour la transmission des factures.
3. Formation du personnel : Assurer que les équipes sont capables d'utiliser les nouveaux outils.
4. Tests préalables : Effectuer des tests de transmission de factures pour valider le processus.

Perspectives et éléments à surveiller

Alors que la date butoir approche, plusieurs aspects méritent une attention particulière de la part des professionnels du secteur.

Évolution potentielle des spécifications

Bien que les cas d'usage de l'AFNOR soient considérés comme des références stables, il est possible que des ajustements interviennent avant la date effective d'application. Les professionnels doivent donc :

• Suivre les communications officielles de l'AFNOR et des autorités fiscales.
• Participer aux consultations éventuelles pour faire remonter leurs observations.

Impacts sur la chaîne de valeur

La mise en place de ce nouveau régime pourrait avoir des répercussions plus larges sur l'écosystème de la restauration, notamment :

• Modification des relations fournisseurs : Les échanges avec les grossistes et autres partenaires devront également être adaptés.
• Changements dans l'offre de services : Certains acteurs pourraient proposer des solutions intégrées pour faciliter la transition.

Préparation à d'éventuelles audits

Les autorités fiscales pourraient effectuer des contrôles pour vérifier le respect de ces nouvelles obligations. Les professionnels devront donc :

• Conserver des preuves de conformité (archives des factures émises et reçues).
• Être en mesure d'expliquer leur processus lors d'un éventuel contrôle.